Dalam hidup kita pasti kita akan merayakan moment spesial yang membutuhkan perayaan yang berjalan dengan lancar, misal saja pernikahan, merayakan ulang tahun dan lain sebagainya. Perayaan moment spesial tersebut pastinya membutuhkan perencanaan, pelaksanaan dan pra, jika dilakukan sendiri maka kita membutuhkan waktu yang sangat panjang, apalagi jika kita asing dengan acara-acara seperti ini. Namun tidak pelru khawatir, untuk melaksanakan sebuah acara atau event agar berjalan dengan baik anda bisa meminta bantuan kepada EO. EO atau yang dikenal dengan nama Event Organizer adalah sekelompok orang yang didalamnya akan membantu kita mewujudkan acara atau event agar berjalan dengan lancar. Dengan bantuan dari EO ini maka kita tidak perlu bersusah payah dalam merancang acara yang kita dambakan, cukup menceritakan tema atau konsep apa yang anda inginkan maka acara akan berlangsung sesuai dengan apa yang anda inginkan. Disini akan dikupas secara tuntas A-Z terkait EO (Event Organizer) sehingga anda akan mendapatkan manfaat lebih banyak.
Proses A-Z Terkait EO (Event Organizer)
Dilihat dari namanya event organizer, merupakan hal yang berkaitan dengan acara atau event. Ada banyak sekali jenis-jenis event yang ada disekitar kita, ada yang formal dan ada juga yang tidak formal, walaupun pada dasarnya EO digunakan dalam acara formal. Pengertian dari event organizer adalah pengelola suatu kegiatan atau acara , memiliki tujuan agar mendapatkan keuntungan dikedua pihak, event organizer juga dikenal sebagai sekelompok orang yang akan siap membantu anda untuk mewujudkan acara yang diimpikan. Didalam EO ada beberapa tahapan yang harus anda ketahui, diantaranya adalah proses-proses yang harus dilewati, mulai dari konsep yang menarik dan kreatif, selanjutnya proses tahapan dalam pembuatan event, selanjutnya eksekusi event, dan pasca event atau evaluasi. Dalam pembuatan konsep yang menarik EO biasanya mempertimbangkan tema yang diinginkan oleh klien, contohnya jika klien menginginkan tema modern maka konsep acara tersebut modern, namun jika klien menginginkan konsep tradisional maka konsep yang harus dilakukan oleh EO adalah tradisional. Untuk lebih lengkapnya berikut ini adalah tahapan proses EO bekerja:
- Proses tahapan pembuatan event
Dalam proses tahapan pembuatan event diawali dengan mencari konsep yang diinginkan oleh klien, selanjutnya pihak dari EO akan menuangkan konsep tersebut kedalam rancangan tertulis, langkah selanjutnya adalah pembentukan tim, atau biasanya tim sudah ada sejak EO ada. Pembahasan konsep yang diinginkan oleh tim keseluruh anggota EO, menentukan apa saja kira-kira yang harus dipersiapkan, selanjutnya melakukan follo up proposal terhadap sponsor, partner kerja, atau pihak lainnya yang menguntungkan. Menghubungi seluruh supplier, reconfirm tempat dan juga atribut dan alat-alat yang dibutuhkan, dan melakukan kontrak kepada pihak yang bekerja sama. Selanjutnya lakukan publikasi kemasyarakat, dan siap melakukan eksekusi.
- Eksekusi acara
Ketika acara diselenggarakan pastikan bahwa penempatan orang-orang sesuai dengan bidang dan tugasnya, sehingga mereka akan bertanggung jawab dalam event tersebut secara penuh. Untuk pemilihan supplier harus berkualitas, baik konsumsi, perlengkapan dan alat semua yang dibutuhkan. Jangan lupa juga untuk pembuatan rundown acara, sehingga acara berjalan mengalir dengan baik, pastikan juga acara tepat waktu, dan pastikan bahwa konsep acara harus sesuai dengan apa yang dibicarakan dan iinginkan oleh klien. Ketika acara dilakukan keamanan juga harus diperhatikan dengan baik, pastikan keamanan juga berada dipintu masuk dan keluar acara.
- Evaluasi
Selanjutnya adalah penutupan acara, semua hal yang berhubungan dengan event tersebut harus kembalikan dengan baik, hal-hal yang kurang diacara atau event tersebut harus dijadikan sebagai pelajaran dikemudian hari.
Untuk info lebih detailnya, berikut ini adalah tugas dari EO, antara lain sebagai penyelenggara acara sehingga semua yang berhubungan dengan acara berupa persiapan hingga laporan pertanggung jawaban adalah tugas dari EO sendiri, tugas EO secara tidak langsung juga terkait dengan A-Z semua hal yang berhubungan dengan acara, EO memiliki manfaat yang besar karena membantu klien untuk menyelenggarakan acara yang diinginkan sesuai dengan tema, banyak klien yang meminta tolong oleh EO dikarenakan keterbatasan sumber daya manusia karena setiap orang fokus terhadap segala sesuatu yang ada disekitarnya, klien yang sibuk yang tidak memiliki waktu bersantai juga akan sangat terbantu dengan adanya E. Selain menyelenggarakan acara, EO juga memiliki kewajiban untuk mencari solusi jika ada permasalah ditengah-tengah acara. Disini peran EO bukanlah menjadi pembantu yang akan membantu anda untuk mewujudkan acara yang diimpikan, namun peran EO adalah sebagai business partner yang akan memberikan pelayanan dan bantuan untuk mewujudkan acara atau event yang diimpikan.
Beragam Manfaat A-Z Terkait EO
Bagi anda yang ingin mengadakan acara besar namun keluarga atau teman anda tidak bisa membantu untuk melaksanakan bersama-sama maka ada solusi terampuh yang bisa anda lakukan yaitu dengan menggunakan jasa dari EO. Pilihlah EO yang profesional sehingga acara atau event yang diimpikan terealisasikan. Berikut ini adalah manfaat-manfaat besar A-Z terkait EO (Evant Organizer) yang bisa rasakan dengan menggunakan jasa EO, diantaranya adalah :
- Acara akan berjalan sesuai dengan rencana dan impian
Seperti dijelaskan diatas bahwa pada langkah pertama yang dilakukan oleh pihak EO adalah berdiskusi dengan klien berkonsultasi untuk menentukan konsep seperti apa yang diinginkan oleh klien. Jika dikerjakan sendiri biasanya konsep awal berbeda dengan kenyataan, namun jika anda menggunakan jasa EO maka konsep yang sebelumnya diinginkan akan terealisasikan dengan baik. Perencanaan event, pelaksanaan event hingga setelah selesai event semua dilakukan oleh jasa EO, sehingga pastinya acara berjalan dengan lancar.
- Solusi penyelamatan yang lebih cepat
Carilah pihak EO yang sudah berpengalaman, biasanya mereka sudah profesional dan memiliki pengalaman yang luar biasa, apalagi kita tahu bahwa dalam acara apapun jarang terlaksana dengan sempurna, pasti ada satu atau dua hal kesalahan yang terjadi, namun jika anda menggunakan jasa EO maka kesalahan diatas bisa diminimalisir, karena pihak EO biasanya lebih paham tentang pengadaan suatu acara, mereka akan lebih datu detail event yang akan diselenggarakan.
- Ada banyak ide kreatif yang akan muncul
Sebelum acara dilaksanakan penentuan konsep sangat penting, jika klien kesulitan dalam menentukan konsep maka pihak EO akan sangat membantu, karena mereka sudah berpengalaman dan memiliki segudag konsep. Sehingga klien yang belum menemukan konsep bisa memilih konsep setelah mendengarkan penjelasan secara detail dari EO.
- Tema sesuai dengan apa yang diinginkan
Acara atau event yang dikerjakan sendiri secara personal akan kesulitan untuk mewujudkan tema atau konsep yang sudah dipilih, namun berbeda jika anda menggunakan jasa EO maka konsep yang dipilih akan terealisasikan dengan baik
- Ada banyak jaringan vendor
Biasnaya pihak EO memiliki jaringan vendor yang sangat luas, anda tinggal meminta bantuan dari EO untuk mendapakan vendor yang anda inginkan.
- Menghemat waktu
Dengan menggunakan jasa EO maka waktu anda untuk mengurus segala sesuatu bisa berjalan dengan baik, tanpa harus memikirkan event yang akan anda lakukan. Dengan begitu anda juga tidak akan mudah setres, karena semua kebutuhan untuk event tertentu tinggak dilaksanakan saja.
- Anggaran lebih terkontrol
Dengan menggunakan jasa EO anggaran juga akan terkendali, karena pada awal perencanaan dan menentukan konsep anggaran akan dihitung, untuk EO yang sudah terbiasa mengerjakan beragam event maka mereka paham harga dari event yang akan diselenggarakan.
- Fleksibilitas
Menggunakan jasa EO sangat cocok untuk orang yang sibuk, hal ini disebabkan EO sangat fleksibel dalam penanganan event, anda bisa menjadi akti atau pasif sesuai dengan apa yang anda inginkan. Jika anda sibuk maka EO siap membantu anda dengan cukup mendengarkan konsep acara apa yang anda inginkan.
Bagi anda yang penasaran segala sesuatu dari A-Z terkait EO (Event Organizer) maka harus tahu juga tentang jenis-jenis EO yang ada disekitar kita, karena kita tahu bahwa EO tidak hanya berlaku untuk acara formal saja, walaupun pada awalnya EO digunakan untuk acara formal, dizaman modern ini ada banyak juga EO yang membantu klien dalam bidang nonformal. Berikut ini adalah jenis-jenis EO yang harus anda ketahui :
- EO pernikahan
Pernikahan adalah moment sakral dan penting yang dialami oleh setiap manusia, moment peting ini pastinya banyak yang dilakukan dengan cara terbaik dan besar-besaran, bagi anda yang ingin melakukan moment pernikahan dengan baik dan lancar maka jasa EO bisa dijadikan pilihan paling tepat. Apalagi kita tahu bahwa menyelenggarakan pernikahan bagi orang yang sibuk kerja akan membutuhkan pikiran yang banyak, otak bisa stres karena memikirkan segala persiapan pernikahan, ditambah fisik yang bekerja siang dan malam. Oleh sebab itu keberadaan EO sangat penting, dengan memilih jasa EO maka pernikahan bisa dilakukan dengan lancar, mulai dari persiapan, pelaksanaan hingga acara selesai.
- EO musik dan hiburan
Diberbagai daerah di Indonesia khususnya di kota-kota besar, acara hiburan dan musik sudah menjadi makanan setiap bulan, setiap bulan pasti ada banyak event musik dan hiburan yang diselenggarakan. Dan taukah anda bahwa sebagian dari mereka menggunakan jasa EO, banyak lembaga atau pihak lain yang menggunakan jasa EO agar acara berjalan dengan lancar, EO akan mempersiapkan segala sesuatu yang dibutuhkan untuk acara musik atau konser lainnya. Mereka tidak hanya mempersiapkan panggung, alat band, atau lainnya saja, namun mereka juga menghubungi artis yang akan bermusik dan melakukan kesepakatan.
- EO seminar
Jangan salah mengira, ternyata seminar yang sering diadakan digedung-gedung atau kampus tertentu juga menggunakan jasa EO. Anda pasti pernah mengikuti seminar tersebut dan mendapatkan tas seminar. Dengan menggunakan jasa EO maka acara akan berjalan dengan lancar dan pastinya sukses.
- EO Brand Activation
Untuk tipe EO satu ini memiliki fungsi sebagai alat untuk memperkenalkan sebuah brand ke masyarakat luas, bisa juga untuk meningkatkan penjualan klien, untuk EO jenis ini dikenal juga dengan nama agensi.
- EO ulang tahun
Untuk jenis EO satu ini sudah tidak asing lagi, biasanya EO pasrty ini sering diselenggarakan untuk ulang tahun anak yang 17 ketika mereka menginjak dewasa.
- EO Tour dan Travel
Ada juga EO untuk tour dan travel, EO jenis ini akan mengajak andaberkeliling tanpa harus menyiapkan hal-hal yang dibutuhkan secara perjalanan. Dengan menggunakan EO ini maka anda tidak perlu bingung mempersiapkan transportasi, tempat tinggal, destinasi wisata, makan, dan lain sebagainya.